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校园一卡通推动高校财务管理模式变革分析

文字:[大][中][小] 手机页面二维码 2019-3-7     浏览次数:    
  校园一卡通推动高校财务管理模式变革分析
  摘要:校园一卡通作为数字化校园建设的重要组成部分,对传统高校财务管理模式带来了新的变革。文章分析了校园一卡通的功能及对高校财务管理模式的影响,提出了校园一卡通发展过程中存在的问题及建议对策,对提高高校财务管理水平和能力,促进财务管理工作规范化、精细化、科学化有一定借鉴意义。
  关键词:校园一卡通;财务管理;网络化;
  随着信息技术的飞速发展,高校管理模式正朝信息化方向改革,数字化校园建设已然成为未来发展的必然趋势。

  校园一卡通作为数字化校园的重要组成部分,是指综合运用智能卡技术、校园网络技术、数据存储技术、数据加密技术、系统与网络安全技术、计算机控制技术和软件工程技术,采取银行卡社会金融功能与校园卡校务管理功能相结合的方式,遵循国家金融业、信息业的相关技术标准和行业规范,在校园内提供身份认证、金融服务、校务管理、消费服务等一整套网络化管理信息系统。

  校园一卡通系统建设,给传统高校财务管理模式带来了新的理念,也产生了新的变革,高校财务管理由电算化向网络化发展。如何认识校园一卡通的功能及对高校财务管理模式带来的深刻影响,对高校财务工作者至关重要,笔者就校园一卡通的主要功能及推动高校财务管理模式的变革作如下分析。
  一、校园一卡通在高校财务管理方面的主要功能1.电子支付功能:在学校的各商户中,刷卡进行身份确认和消费,如在食堂、超市、水果店、浴池、校医院等场所消费。
  2.多证合一的身份认证功能:卡片印有身份标识,包括学号或工号、姓名、部门和照片等,以实现视觉身份识别。卡片的芯片和数据库系统中的持卡人身份信息,可实现电子身份识别,从而取代多种证件,如学生证、教工证、图书证等。
  3.与其他系统的互通扩展功能:校园一卡通系统可通过预留的扩展接口,与校园信息化建设中的其他MIS系统、OA系统对接,以实现数据共享,功能扩展。(如图1所示)4.资金结算功能:一卡通系统可通过结算中心对所有校区的商户实现统一结算和管理,特别有利于多校区的财务统管。
  5.费用的定向发放功能:通过一卡通系统,可实现学生各类补助、奖助学金、助研津贴、勤工俭学工资及其他劳务的定向对卡发放工作,减少现金流动环节。
  6.金融功能:通过银行账户与电子钱包的互通实现银行卡内余额查询及转账等功能。
  二、校园一卡通对高校财务管理模式的影响目前高校财务核算系统是一个全封闭的电算化系统,财务数据系统独立,与高校其他管理系统不能对接和数据共享,师生各类缴费、各类资金结算等必须亲自到财务部门办理,或者由各管理部门收取,然后统一上交学校财务,如学生洗澡、用餐、上机上网等。实施校园一卡通,使师生各类缴费、消费等经济活动直接通过网络系统与学校财务核算系统对接,省去了中间环节,给师生带来了极大的方便,提高了工作效率和资金使用效益。更重要的是通过网络进行资金结算的方式,取消了现金结算环节,从根本上杜绝了“小金库”的产生,内控机制更加完善。校园一卡通的实施彻底打破了传统的现金结算模式,对规范高校经济活动、提高资金的使用效益和推进数字化校园建设具有重要意义。借助一卡通系统平台,高校财务管理模式将发生以下方面的深刻变化。
  (一)会计核算模式1.现金充值核算广大师生的各类消费和缴费,不用到财务部门办理现金结算手续,而是由卡务中心每日根据全校师生的一卡通现金充值收支情况,填写校园一卡通现金交款单,到财务部门办理落款手续。财务部门要以现金充值明细及汇总信息为依据,核对当日出纳交易金额,数据相符,方可进行账务处理,生成记账凭证,借方为一卡通现金,贷方为一卡通专户资金。
  2.银行圈存核算一卡通系统中,银行圈存是重要环节,其通过与银行合作实现银行卡与校园卡之间的转账功能。财务部门每日要核对银行圈存及手机银行圈存收入回单金额与校园一卡通系统金额是否一致,通常银行圈存为回单前一日金额,手机银行圈存为回单日金额。一卡通系统还可生成圈存对账日志日报,自动完成银行扣款转账金额与一卡通存款流水的核对工作。
  3.商户结算核算校内各商户不再通过相关管理部门进行收款结算,而是根据一卡通系统的结算清单,直接与学校财务部门进行结算。财务部门要在一卡通系统中按结算金额填制商户结算报表,根据结算金额的大小,完成相关财务审批手续,然后进行账务处理,完成由一卡通专户资金向各商户的转账支付工作。在资金的支付方式上,独立核算商户采用转账支票,借记一卡通专户资金,贷记一卡通银行存款;校内职能部门的服务性收费,实行内部转账,借记一卡通专户资金,贷记服务性收费应缴财政专户款,同时调整一卡通银行存款户和基本户银行存款,借记基本户银行存款,贷记一卡通银行存款户。
  4.其他核算工作财务部门需要每日核对前一日的账务处理,发现账实不符,查找原因并更正错账;每月初对上一月的账务进行核对,发现问题,及时处理;每月进行一次一卡通现金转款,转为一卡通银行存款;对一卡通银行存款户利息收入及财务费用进行处理等。
  (二)资金运作模式全部持卡人校园一卡通各类充值流水之和,减去全部持卡人的减记类交易流水的总和,即为校园一卡通专户的结余资金。对于校园内相关部门提供的有偿服务性收费,其基本模式不会因为校园一卡通而改变,反而提前对校内各类服务性收费的资金进行预先集中,月末结转也只是银行存款从一卡通账户转移到学校的资金账户,而独立核算部门的结算有一定的时间差,正是这些原因造成了一卡通账户大量的沉淀资金,也为高校财务管理中的资金运作提供了必要条件。学校财务部门可以利用这些沉淀资金,加速流动资金周转速度,提高资金使用效率,降低资金使用成本,为学校获取更多的发展资金。
  (三)收费管理模式校园一卡通具有电子支付功能,通过其与收费系统和消费系统的对接,使学校的现金流明显减少,校内的各类收费和消费均实现了统一管理,如学宿费收缴及餐饮、洗浴等各类消费均通过一卡通平台结算,定期转入相应账户。这种收费管理模式的变革,起到了财务管理的内部控制作用,有效规避了乱收费和“小金库”的产生,使各类收费更加简捷、规范和透明,即校园一卡通结算平台数据更为客观真实地反映了学校各类收费活动。
  (四)财务信息管理模式校园一卡通系统是数字化校园的重要组成部分,以一卡通系统为平台,通过其与其他系统的互通扩展功能,实现全校财务信息集中管理模式。即所有部门都可以通过一卡通平台,将所有财务信息以统一格式交换至财务部门,从而使学校财务管理信息系统实时反映各项财务信息,实现财务信息管理模式资源共享、集中化、高效化。
  (五)财务信息查询模式通过校园一卡通的身份认证功能,在满足安全性的前提下,对财务管理信息系统的查询模块进行开发,根据一卡通的身份认证信息,设置不同权限,对涉及个人的一卡通账户,各部门的经费预算及预算执行情况,科研项目经费的进款、落款、使用进度等,学生学宿费欠费情况,学生奖贷情况,图书借阅及扣费罚款等的综合信息提供查询功能。
  (六)内部控制模式高校一卡通系统的实施,实现了财务信息的实时反映、实时查询,增加了财务信息的公开透明,可实现财务信息沟通和各部门间财务信息的相互监督。同时,一卡通系统的电子支付和结算功能降低了大量分散现金结算的风险,有效规避了乱收费和“小金库”现象的产生,促进了高校财务内控模式的改进和完善。
  三、校园一卡通在推动高校财务管理模式变革过程中存在的问题校园一卡通加快了财务信息化进程,提高了财务工作效率,进一步规范了内部控制,对高校财务管理模式的变革产生巨大的推动作用,但在其实施过程中也遇到了一些问题。
  一是校园一卡通运行模式的选择不统一。现行的高校一卡通运行管理模式归类简单:归属于网络中心、归属于财务部门、归属于后勤部门和归属于校办部门等。采用何种管理模式能够有效实现一卡通系统的统一领导,有效协调各部门关系,划清责任与分工,使全校各部门的一卡通数据规范统一,以充分发挥这一系统的优势,需要结合各学校的实际情况来深入研究和解决。
  二是一卡通系统建设的整体规划不够全面,影响后续功能拓展。有些高校对一卡通系统建设没有引起足够重视,缺乏全面规划,功能定位简单,造成系统拓展性差,不能很好地完成一卡通系统和财务系统以及其他部门子系统的对接,甚至造成重复开发的资源浪费。
  三是网络安全和系统运行稳定性问题。因为校园一卡通系统涉及的范围广,资金流量大,一旦出现安全问题,有可能造成校园各项活动无法运行,甚至会带来无法挽回的经济损失。
  四是校园一卡通对应的内部控制制度仍不完善,造成一卡通系统在集中学校各项资源,提高管理运作效率的同时,也暴露出内控制度的缺陷以及财务人员的素质能力欠缺等问题。
  四、建议和对策(一)合理确定校园一卡通运行模式,实行统一领导,独立授权现行的校园一卡通运行模式,包括归属于网络中心、财务部门、后勤部门和校办部门等,各种管理模式都有各自的优势,网络中心有利于发挥网络技术优势,财务部门有利于一卡通财务核算及财务管理应用,后勤部门有利于开发用户需求实现一卡通的功能应用。但以上几种模式的不足在于:网络中心、财务部门和后勤部门本身都是平行的职能部门,无法站在全局的高点上定位、推进校园一卡通的发展,无法更顺畅有效地完成各部门的沟通配合,加上本身都有繁重的工作,对于校园一卡通这样一个全校规模的信息化工程,各个部门单独承担都难免力不从心。所以,笔者建议以校长办公室为主导,成立校园一卡通管理中心,将一卡通结算中心的管理权全部授权校园一卡通管理中心,由管理中心完成现金充值、银行圈存、商户资金清算和系统维护等工作。管理中心可以从财务部门、网络中心、后勤部门抽调人员,负责一卡通的日常管理和服务工作。这种模式可有效避免多部门职责分工不明、沟通配合困难的弊端,防止权力在某部门集中造成的内控缺陷,同时又可以发挥各部门的优势,提高校园一卡通系统的运行效率。
  (二)整体规划,系统功能定位,统一信息规范,全面有序推进校园一卡通系统开发在一卡通系统的初期建设过程中,高校对一卡通系统的功能定位和整体规划至关重要。对于这项系统工程,高校应统一领导、细致调研、反复论证、整体规划,对部门子系统进行数据整合,以保证数据格式的统一规范。在此基础上,根据需求的迫切程度和经费情况,先实现部分功能,并在系统运行的同时,总结经验,对系统不断完善、不断扩展,陆续实现一卡通系统的全部规划目标,只有这样,才能实现一卡通系统功能的全覆盖。
  (三)保证网络安全和系统运行稳定性校园一卡通系统是基于校园网,以电子信息技术为辅助手段,利用一卡通数据库,完成校园信息资源数据化,实现校园商务电子化、终端网络智能化、资金结算自动化。正是因为校园一卡通系统规模庞大,网络接点分布广泛,对一卡通系统的网络安全和系统运行稳定性提出巨大挑战。
  提升一卡通系统网络安全和系统稳定性:首先,要在硬件上做好服务器、网络通信线路的配置,选择售后服务好的硬件供货商,增强硬件故障的甄别排除能力;其次,要在网络设计和软件设计上加强安全方面的需求,采用安全有效的数据存储方式,采用有效的杀毒软件和防火墙技术,加强身份认证识别技术开发,加大网络监控力度,做好相应的安全隔离,采用访问控制技术防止计算机病毒和黑客恶意攻击;最后,做好制度规范,严格服务器的专人管理,进行数据的不间断备份,以便损害后尽快修复,将损害程度降到最低。
  (四)构建与校园一卡通相配套的内部控制制度,提高工作人员的素质能力校园一卡通系统涉及学校各类收费部门,规范了各类收费活动,提高了管理运作效率,同时也对一卡通中心的管理及内部控制提出了更高要求。首先,要健全规章制度,坚持不相容岗位职务分离,合理设置权限,并定期轮岗。如系统管理员要与充值人员、结算人员分开,制卡人员不负责卡保管等。其次,加强对圈存资金的管理和监督,严格设置资金使用的审批制度,并对使用情况跟踪检查。财务人员要对一卡通数据及时核对入账,定期对账,发现问题后认真查找原因,及时纠正,保证数据和账务处理的及时准确。最后,加强对一卡通系统工作人员的专项培训,包括财务人员和网络技术人员,提高其业务水平、职业素养和法律意识。
  总之,校园一卡通是当今网络化时代的必然产物,必将推动高校财务管理模式的变革,作为财务工作者应跟上时代的步伐,充分利用信息化手段进一步提高财务管理水平和能力,使财务管理工作规范化、精细化、科学化。
  【主要参考文献】
  [1]孙慧玲,李华军,陈伟晓.浅谈高校一卡通财务管理模式的安全评估——基于模糊综合评判法的视角[J].会计之友,2010(8):117-120.
  [2]孙中国.关于高校“校园一卡通”系统建设的思考[J].中国管理信息化,2010(15):32-33.

  [3]刘瑞。浅探校园一卡通平台下高校财务管理模式的构建[J]。行政事业资产与财务,2014(6):172-173


本文由 安徽企业一卡通生产商 整理编辑。

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